Planera verksamhetens inköp

Planera inköp av förbrukningsmaterial

Återkommande inköp blir enklare när det finns ett bestämt tillfälle att kontrollera lagret och en person som ansvarar för beställningen. Anpassa rutinen till verksamhetens förbrukning och förvaringsutrymme.

Beräkna när det är dags att fylla på

Notera hur mycket som används under en vanlig vecka. Multiplicera det med leveranstiden i veckor och lägg till en egen reserv. Om ni använder 10 förpackningar per vecka och räknar med två veckors leveranstid samt en veckas reserv, blir er beställningspunkt 30 förpackningar. Det är ett räkneexempel; använd produktens aktuella leveransinformation.

Dela upp efter användningsområde

Skapa separata inköpslistor för exempelvis kontor, hygien och städ. Då kan ansvarig person kontrollera en lista i taget. Lägg inte på extra volym enbart för att få ett lägre styckpris: jämför även frakt, förvaring och hur snabbt produkten förbrukas.

Kontrollera leveransen mot ordern

Kontrollera antal och produkter när leveransen kommer. Om något är skadat eller saknas, dokumentera det och kontakta oss med ordernumret. Spara underlaget tillsammans med verksamhetens inköpsdokumentation.

Återbeställ med en sista kontroll

Öppna en tidigare order och välj ”Köp igen”, eller använd en sparad inköpslista. Granska varukorgen innan du betalar: pris, tillgänglighet och minsta antal kan ha ändrats sedan förra köpet.